実際にバーチャルオフィスごとに特徴があるため、オフィス選びは非常に難しいのが現状です。あなたがどんなビジネスを展開するかによっても、選ぶべきバーチャルオフィスは変わってくるでしょう。
ビジネスにとって適切なバーチャルオフィスを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを考慮することが大切です。そこで今回は、バーチャルオフィス選びのポイントを７つに分けて詳しく見ていきます。
バーチャルオフィス選び７つのポイント
バーチャルオフィス選びのポイントを以下の７つにまとめました。
- 貸し出している住所（拠点）
- 利用料金
- カスタマイズ型かパッケージ型か
- 法人としてビジネスしやすいか
- 受付システム
- 郵便物の転送システム
- その他オプション
一つ一つ見ていきましょう！
①貸し出している住所（拠点）
バーチャルオフィスが提供している住所が、ご自身のビジネスに適した地域に位置しているかを確認しましょう。
ビジネスの性質やターゲット市場に応じて、
- 都市部に住所を置くことで信用を得る
- 地域密着をアピールしたい場合には、地元の住所を選択する
など、相手に対する印象を考えた場所選びが重要です。
例えば、バーチャルオフィス「レゾナンス」は、
- 浜松町
- 青山
- 銀座
- 日本橋
- 渋谷
- 新宿
といった東京都内のビジネスが活発なエリアを貸し出しています。東京都内でオフィスを構えていることで、取引先やお客さんに対しても好印象を与えることになるでしょう。
逆に「京都朱雀スタジオ」というバーチャルオフィスは、京都にのみ拠点を置く、地域密着型のオフィスです。特定地域に的を絞ったビジネスをしたい方は、「京都朱雀スタジオ」のような地域密着型のバーチャルオフィスを選ぶのも良いでしょう！
②利用料金
バーチャルオフィスの利用には、月額の利用料のほか、
- 初期費用
- 保証料
- 電話転送料
- 郵便転送料
- オプション料金
などがかかります。
バーチャルオフィスの広告では「基本料金は○○円！！」と破格の料金を提示していますが、実際にはそれ以外の料金も加算される点に注意しましょう。
予算に合ったサービスを選択するために、各費用を詳細に把握しましょう。特に、長期的な利用を考えている場合は、長期契約による割引などの特典も確認すると良いでしょう。
③「カスタマイズ」or「パッケージ」
バーチャルオフィスの中には、
- オプションを多く用意して、カスタマイズ性のあるサービスを提供するオフィス（カスタマイズ型）
- 必要な機能を一つにまとめて提供するオフィス（パッケージ型）
があります。
| タイプ | 特徴 |
|---|---|
| カスタマイズ型 | ・基本料金が安い（1,000円以下もある） ・オプションが豊富 |
| パッケージ型 | ・基本料金は普通または割高 ・充実したサービスが基本料金内で利用できる |
一見するとオプションが多く、カスタマイズができるバーチャルオフィスがお得に思えます。しかし、オプションごとに追加の料金がかかり、トータルで見るとパッケージ型よりも合計金額が多くなることもあります。
パッケージ型のバーチャルオフィスは、主にビジネスサポートに強い側面もあるため、逆に簡単なネットショップ運営を考えている方には余計なコストがかかるようにも思えます。
④法人としてビジネスがしやすいか
法人としてバーチャルオフィスを利用する方や、将来的に法人化を目指す方は、ビジネスサポートがどれだけ充実しているかも確認しましょう。
- 法人登記が可能か
- 法人口座の開設はしやすいか（法人口座の開設実績はあるか）
- ビジネスに役立つサービスはあるか
といった点を必ずチェックするようにしましょう。
バーチャルオフィスは法人口座が開設しにくいというイメージもありますが、探してみると口座開設の実績があるバーチャルオフィスも見つけることができます。
起業サポートはしてくれるか
それと合わせて起業をはじめとしたビジネスサポートが充実しているかも一緒に確認してみましょう！
起業はとても大変な作業です。起業のサポートしているバーチャルオフィスなら、ビジネスを成功させるためにサービスを活用することができます。
例えば、「アントレサロン」は起業支援会社が運営するバーチャルオフィスで、ただ住所を貸し出すだけでなく、
- 会社設立サポート
- 異業種交流会の開催
- 無料起業相談
- ビジネスをPRできる場の提供（広告出稿など）
といった支援が受けられます。
長期的に見ればこのようなビジネスサポートがあるバーチャルオフィスを検討するのが良いケースもあります。
⑤受付システム・電話番号
顧客などからの問い合わせに対する受付システムが充実しているかを確認してください。
- 電話の転送
- 電話代行（電話秘書代行）
- 受付スタッフ常駐
などがビジネスに適しているかを考慮し、きめ細かい対応ができるバーチャルオフィスを選ぶことで、顧客満足度の向上につながるでしょう。
ビジネスによっては固定電話の番号を持っているかどうかが信用につながることもあります。電話番号の貸し出しをしているなら、
- 03（東京）
- 0120（フリーダイヤル）
- 0800（フリーコール）
- 050（IP電話）
といった信用につながる番号が選べるかも確認してみましょう。
⑥郵便物の転送システム
郵便物の受け取りと転送についても重要です。特に重要な文書や商品を受け取る頻度が高い場合は、受け取りの頻度や転送サービスのタイミングを確認しましょう。
例えば、転送の頻度は、
- 週1回転送
- 月1回転送
- 即日転送
- スポット転送 ※郵便物を指定してすぐに転送してもらう
といったように種類があります。
急ぎの荷物なのにも関わらず月1回のタイミングを待たなければいけなくなると不便ですよね？ そのような方は即日転送が可能なオフィスを選びましょう。ただし、即日転送は従量課金になる可能性もあるので注意が必要です。
逆に「そこまで郵便物を受け取ることはない」「緊急を要する郵便物は発生しない」という方なら、週1回転送・月１回転送でも問題ありません。
バーチャルオフィスの郵便物の転送サービスのクオリティは、業務の効率性や顧客対応に影響を与える重要なポイントです。ご自身のビジネススタイルに合った郵便物転送サービスを選びましょう。
郵便物の写真通知はとても便利！
少しマニアックなところになりますが、到着した荷物や不在票を写真で通知してくれる写真通知サービスがあるかを確認しましょう。実はこれが思いの外便利なんです！
荷物を受け取る機会が多いビジネスにおいては、荷物の写真通知があることで、荷物の状態や送り主の住所を写真で確認することができます。安心して荷物の受け取りや対応を行いたい方には、このオプションサービスを検討すると良いでしょう。
⑦その他独自のサービス・オプション
バーチャルオフィスごとに特有のオプションが存在します。自社のビジネスとマッチする特徴的なオプションを検討しましょう。
例えば、
- 会議室の貸し出し
- コワーキングスペースの提供
- セキュリティサービス
- 多言語対応
- ホームページ制作
など、ニーズに合わせたオプションがビジネスの効率化や拡大に役立つ場合があります。
例えば、「リージャス」はメンバーシップの会員サービスを併用することで、全国170以上の拠点で
- 会議室
- ビジネスラウンジ
- コワーキングスペース
- プライベートデスク
を利用できます。日本全国のあらゆる場所で商談や会議、デスクワーク、ビジネス交流が可能です。
他にもバーチャルオフィスごとに魅力的なオプションが用意されているので、大きな判断材料になるかと思います。
まとめ
ここまで紹介したポイントを総合的に考慮して、自社のビジネスニーズに最適なバーチャルオフィスを選ぶことで、より効果的なビジネス展開を実現することができるでしょう。
最終的な選択に際しては、複数のバーチャルオフィスの提供するサービスや料金を比較し、より最適な選択を行うことが重要です。
